Implementácia projektu

Uzatváranie zmlúv

Zmluva o poskytnutí príspevku

Ak je projekt vybratý na poskytnutie financovania a spĺňa podmienky určené MV, medzi RO a vedúcim partnerom projektu bude uzavretá Zmluva o poskytnutí príspevku. Zmluva o poskytnutí príspevku upravuje práva a povinnosti vedúceho partnera a RO, rozsah činností, ktoré majú byť vykonané, podmienky financovania, požiadavky na vykazovanie a finančnú kontrolu, atď.

Vzor Zmluvy o poskytnutí príspevku je prístupný na webovej stránke programu (www.interreg4c.eu).

Zmluva o partnerstve

Za účelom zaistenia kvality implementácie projektu, ako aj uspokojivého naplnenia jeho cieľov, vedúci partner a partneri musia uzavrieť Zmluvu o partnerstve. Táto zmluva umožní vedúcemu partnerovi, aby preniesol dojednania zo Zmluvy o poskytnutí príspevku na úroveň jednotlivých partnerov. Zmluva o partnerstve by mala obsahovať nasledovné informácie:

úloha a povinnosti jednotlivých partnerov v partnerstve pri implementácii projektu;

rozpočtové zásady (partnerov rozpočet po rozpočtových položkách a komponentoch, prognóza platenia po šesťmesačných obdobiach, ustanovenia o spolupodieľaní sa partnerov na nákladoch externej expertízy a služieb, presuny v rozpočte);

ustanovenia finančného manažmentu pre účtovníctvo, vykazovanie, finančnú kontrolu, príjem platieb z ERDF;

zodpovednosť v prípade chýb pri výsledkoch projektu a projektových výdavkoch; ustanovenia o zmenách v pracovnom pláne;

partnerova finančná zodpovednosť a ustanovenia o vrátení prostriedkov v prípade nesprávne vykázaných súm prijatých partnerom;

požiadavky na informovanie a publicitu;

riešenie sporov v partnerstve;

pracovný jazyk partnerstva.

Vzor Zmluvy o partnerstve je prístupný na webovej stránke programu (www.interreg4c.eu).

Odporúča sa, aby bola zmluva o partnerstve uzavretá čo najskôr, ako je to možné, a aby boli jej princípy dohodnuté pred podaním žiadosti projektu. Toto napomôže skráteniu úvodnej fázy projektu po jeho schválení a zabezpečí, že partneri vzájomne chápu a vedia o dôsledkoch účasti na projekte, v zmysle jeho činností ako aj financovania.

Predtým, ako budú výdavky partnera vykázané v správe o pokroku, musí sa vedúci partner uistiť, že daný partner podpísal Zmluvu o partnerstve.

Projekty by mali byť pripravené na začatie implementácie čo najskôr po rozhodnutí Monitorovacieho výboru INTERREG IVC, v každom prípade maximálne do dvoch mesiacov od dátumu tohto rozhodnutia. Očakáva sa, že MV zasadne do 8 mesiacov od ukončenia príslušnej výzvy na predkladanie projektov. Uvedené by sa malo vziať do úvahy pri určení počiatočného dňa v žiadosti. S výnimkou prípravných nákladov sú náklady prípustné odo dňa schválenia MV.

Monitorovanie projektu a prijímanie rozhodnutí

Každý projekt musí určiť postupy potrebné pre prijímanie rozhodnutí a koordináciu. Predovšetkým musí byť vytvorený orgán (riadiaca skupina) zodpovedný za strategické monitorovanie projektu. Primerané zastúpenie zúčastnených partnerov by malo byť zabezpečené pri určovaní mechanizmov prijímania rozhodnutí a monitorovania. Najlepšie by bolo, ak by bola riadiaca skupina zložená zo zástupcov všetkých partnerov a zasadala by aspoň dva razy za rok. Medzi úlohy riadiacej skupiny by malo patriť monitorovanie projektu a poradenstvo pri jeho implementácii, napríklad kontrola a schvaľovanie pracovných plánov a správ, dohody o možných zmenách projektu. V prípade mini-programov bude riadiaca skupina tiež vyberať subprojekty.

Riadiaca skupina obyčajne pri výkone svojich úloh vytvorí a používa monitorovací a hodnotiaci systém. Postup smerom k dosiahnutiu cieľov projektu je posudzovaný predovšetkým prostredníctvom indikátorov výstupov a výsledkov (ako sú opísané v bode 5.2.4). Monitorovací systém môže tiež pokrývať nasledovné záležitosti:

- účinnosť a efektívnosť implementácie: Postupuje projekt v súlade s pôvodným časovým plánom predloženým v žiadosti? Je rozpočtový plán implementovaný a sú dodržiavané alokácie podľa rozpočtových kategórií? Aký je vzťah výsledkov projektu a vynaložených výdavkov (náklady – úžitky)?

- kvalita riadenia a koordinácie: Sú postupy riadenia a koordinácie efektívne a sú prostriedky používané pri tomto postupe dostatočné?

Paralelne popri riadiacej skupine môžu byť zriadené iné koordinačné orgány (napr. účelové a poradenské skupiny), aby koordinovali každodennú činnosť projektu, plnili špecifické úlohy alebo vykonávali určité činnosti. Odporúča sa však, aby koordinačné a riadiace procesy zostali čo najtransparentnejšie a najjednoduchšie, ako je to možné.

Vykazovanie

Termíny

Implementácia projektu je rozdelená do šesťmesačných období trvajúci od:

- januára do júna;

- júla do decembra.

Za každé šesťmesačné obdobie musí byť predložená STS správa o pokroku. Na tento účel posiela STS krátko pred koncom každého obdobia vedúcemu partnerovi vopred vyplnený formulár. Správa o pokroku musí byť vrátená STS v elektronickej ako aj v písomnej podobe do troch mesiacov po ukončení vykazovaného obdobia, t.j.

- do 1. októbra v prípade vykazovaného obdobia január až jún;

- do 1. apríla nasledujúceho roku v prípade vykazovaného obdobia júl až december.

Postup

Každý projekt monitorujú dvaja pracovníci: projektový referent alebo poradca z Informačného bodu pre otázky týkajúce sa aktivít a finančný referent pre finančné otázky.

Správa o pokroku sa skladá z časti týkajúcej sa činností vykonaných v priebehu implementácie projektu a z finančnej časti, ktorej súčasťou je potvrdenie kontrolóra o overení výdavkov.

Postup vykazovania pri projektoch regionálnej iniciatívy a kapitalizačných projektoch môže byť zhrnutý nasledovne:

a) Každý partner posiela správu vedúcemu partnerovi v termínoch dohodnutých s vedúcim partnerom a zabezpečí, aby jeho časť vykazovaných činností a výdavkov bola nezávisle overená kontrolórom v súlade so špecifickými národnými požiadavkami;

b) Vedúci partner zostaví z jednotlivých správ spoločnú správu o pokroku za celé partnerstvo;

c) Kontrolór vedúceho partnera vykoná kontrolu činností a výdavkov vedúceho partnera ako aj overí, že informácie poskytnuté partnermi boli overené a potvrdené nezávislým orgánom v súlade so špecifickými národnými kontrolnými požiadavkami, a že informácie od partnera sú presne prenesené do spoločnej správy o pokroku;

d) Pre audit trail si vedúci partner ponechá vstupy k správe o pokroku doručené od partnerov;

e) Vedúci partner predloží správu o pokroku STS v elektronickej aj tlačenej verzii. Tlačená podoba musí byť podpísaná a opečiatkovaná vedúcim partnerom a kontrolórom vedúceho partnera. STS skontroluje správu a v prípade potreby požiada vedúceho partnera o vysvetlenie. Po vysvetlení všetkých bodov je správa o pokroku schválená;

f) Certifikačný orgán vykoná platbu v prospech vedúceho partnera[1];

g) Vedúci partner prevedie prostriedky v prospech partnerov.

Postupy zazmluvnenia, vykazovania a platieb pre mini-programy

V prípade projektov regionálnej iniciatívy, ktoré sú mini-programami, musia byť v správe o pokroku výdavky na subprojekty vykazované v rozpočtovej položke „subprojekty“

Postup zazmluvnenia

Zmluvu o poskytnutí príspevku pre subprojekty podpisuje vedúci partner a subprojektový vedúci účastník. Tento dokument určuje práva a povinnosti vedúceho subprojektového účastníka a vedúceho partnera, rozsah aktivít, ktoré majú byť vykonané, podmienky financovania, požiadavky pre vykazovanie a finančnú kontrolu, atď. Súčasne sa medzi subprojektovým vedúcim účastníkom a subprojektovými účastníkmi uzatvára zmluva o partnerstve.

Postup vykazovania

Nasledujúce kroky a diagram znázorňujú vzorový proces vykazovania v rámci mini-programov na rozličných úrovniach:

a) Každý subprojektový účastník (vrátane vedúceho subprojektového účastníka) pripraví správu a zaistí, aby jeho vykazované aktivity a výdavky boli certifikované nezávislým kontrolórom v súlade so špecifickými kontrolnými požiadavkami danej krajiny. V prípade decentralizovaného systému prvostupňovej kontroly, v ktorom sú rozliční kontrolóri pre regionálnu úroveň a pre jednotlivých subprojektových účastníkov, musí regionálny kontrolór overiť, že bol každý kontrolór subprojektového účastníka schválený v súlade s príslušnými špecifickými požiadavkami krajiny. Schvaľovacie certifikáty týchto subprojektových účastníkov však nie je potrebné zasielať na STS INTERREG IVC.

b) V ďalšom kroku zasiela každý subprojektový účastník túto správu (spolu s potvrdením o kontrole) svojmu príslušnému projektovému partnerovi umiestnenému v rovnakom regióne a kópiu tejto správy zasiela vedúcemu subprojektovému účastníkovi.

c) Vedúci subprojektový účastník zostaví spoločnú správu za celý subprojekt, založenú na správe o aktivitách a certifikovaných výdavkoch subprojektových účastníkov, a poskytne ju vedúcemu partnerovi.

Kontrolór projektového partnera vykonáva kontroly aktivít a výdavkov projektového partnera a navyše overuje, či boli informácie poskytnuté subprojektovými účastníkmi umiestnenými na území projektového partnera skontrolované a potvrdené nezávislým kontrolným orgánom v súlade so špecifickými kontrolnými požiadavkami krajiny.

d) V ďalšom kroku zasiela každý projektový partner svojmu vedúcemu partnerovi správu s konsolidovaným potvrdením o kontrole (zahŕňajúcim výdavky projektového partnera ako aj výdavky subprojektového účastníka/ov) do stanoveného termínu.

e) Vykazovanie vedúceho partnera Riadiacemu orgánu/STS a nasledujúce kroky sa riadia rovnakým princípom ako kroky b) – g) uvedené v časti vyššie

Vykazovanie aktivít

Správa o pokroku je kľúčovým dokumentom, keďže predstavuje hlavné informačné prepojenie medzi projektmi a programom. To tiež znamená, že správa o pokroku bude hlavným zdrojom informácií, ktoré budú demonštrovať úspechy a užitočnosť programu. Predovšetkým bude poskytovať základný materiál pre analýzu programových výsledkov, ktorá bude zahrnutá do výročnej správy pre Európsku komisiu.

Vedúci partner by preto nemal považovať správu o pokroku len za administratívnu povinnú úlohu pre získanie ERDF refundácie, ale mal by ju použiť ako prostriedok komunikácie a propagovania projektových výsledkov a úspechov.

Základným princípom monitorovania projektu je, že sú aktivity a výstupy monitorované oproti tomu, čo bolo pôvodne naplánované v žiadosti. Akýkoľvek „odklon“ od pôvodných plánov musí byť jasne odôvodnený v správe. Spôsob, ktorým sú tieto aktivity a výstupy popísané v správe o pokroku, musí byť tiež plne konzistentný (tzn. informácie poskytnuté v časti o indikátoroch musia byť v súlade s informáciami poskytnutými v časti o aktivitách a výstupoch). Okrem tejto minimálnej požiadavky je cieľom tiež získať čo možno najviac kvalitatívnych informácií o tom, čo sa naučili a o výsledkoch dosiahnutých v rámci projektu. Vedúci partneri by mali byť čo možno najpresnejší pri poskytovaní informácií každých 6 mesiacov.

Skúsenosti ukázali, že časť správy o pokroku týkajúca sa indikátorov je dôležitým zdrojom „žiadostí o objasnenie“ programu. Keďže tieto indikátory tvoria základ pre analýzy programových výsledkov, program je veľmi náročný pri ich monitorovaní. Predtým, než vyplní túto časť správy, by mal vedúci partner vykonať dva kroky, ktoré sú tu popísané:

- Aby sa predišlo nesprávnej interpretácii, mal by vedúci partner pozorne skontrolovať definíciu každého indikátora, ktorá sa nachádza v prílohe 3 tohto manuálu.

- Každé číslo/údaj vykázaný v časti o indikátoroch správy o pokroku musí byť riadne odôvodnený v textových častiach príslušnej správy. Kvantita nie je nevyhnutne znakom kvality a vedúci partneri by radšej mali byť opatrní pri vypĺňaní indikátorov. Informácie, ktoré poskytol partner (napr. vytvorenie jedného oznámenia pre tlač), ale o ktorých nemá vedúci partner žiadny dôkaz, by nemali byť vykázané v správe a hlavne v časti o indikátoroch. Táto poznámka je obzvlášť dôležitá pre indikátory výsledkov, ktoré môžu byť vypĺňané, len ak môžu byť programu poskytnuté dôkazy o výsledkoch.

Účtovanie projektových výdavkov

Finančné vykazovanie vedúceho partnera voči STS musí byť uskutočnené v EUR. Pri partneroch, ktorí sa nenachádzajú v eurozóne, sa vedúci partner a partneri musia dohodnúť (najlepšie v Zmluve o partnerstve) na jednom spôsobe konverzie národných mien na euro a tento spôsob by mali používať počas celého trvania projektu. Možné spôsoby na výber sú nasledovné:

použitie trhového výmenného kurzu platného v deň, keď bola faktúra zaplatená;
použitie trhového výmenného kurzu platného v posledný deň vykazovaného obdobia;
použitie výmenného kurzu určeného Komisiou pre mesiac, v ktorom bola faktúra zaplatená;
použitie výmenného kurzu určeného Komisiou pre posledný mesiac vykazovaného obdobia. Výmenné kurzy stanovené Komisiou sú zverejnené na: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en.

Vedúci partner a partneri musia zabezpečiť, aby všetka účtovná dokumentácia súvisiaca s projektom bola k dispozícii a osobitne uložená, a to aj ak to bude viesť k duálnemu vedeniu účtovníctva (napríklad, ak je potrebné centralizovať/sústrediť ukladanie účtovných dokladov). Vedúci partner je zodpovedný za zabezpečenie primeraného audit trailu, čo znamená, že vedúci partner bude mať prehľad o tom:

- kto zaplatil

- čo bolo zaplatené a

- kto to overil

- kde sú uskladnené príslušné doklady.

Vedúci partner musí zabezpečiť, aby všetci partneri uschovali doklady súvisiace s projektom bezpečným a riadnym spôsobom najmenej po dobu troch rokov po platbe konečného zostatku EK programu INTERREG IVC. Táto platba bude uskutočnená v zatiaľ nešpecifikovanom období po roku 2015, kedy sa končí implementácia programu. Dlhšie zákonné obdobia archivácie, stanovené národným právom, zostávajú nedotknuté. V súlade s podmienkami programu INTERREG IVC a so Systémom finančného riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu na programové obdobie 2007 – 2013, vydaným MF SR, bola v rámci projektov programu INTERREG IVC stanovená doba archivácie všetkých podporných dokumentov minimálne do 31. 08. 2020. Dokumenty sú archivované buď ako originály alebo ako overené kópie na všeobecne používaných dátových médiách (v súlade s národnými predpismi). Ak to bude považovať za primerané, vedúci partner môže požiadať partnerov o poskytnutie kópií účtovných dokladov.

Podrobný prehľad o dokumentoch, ktoré by mali byť zo strany projektového partnera prístupné na účely finančnej kontroly a auditu a uchovávané najmenej po dobu troch rokov po záverečnej platbe EK programu INTERREG IVC

Sledovanie súm nákladov vykazovaných v kontexte projektu musí existovať v elektronickej forme. Musí existovať možnosť jednoznačnej identifikácie, ktoré výdavky boli pridelené a vykázané v súvislosti s projektom a musí byť vylúčené, aby boli výdavky vykázané dvakrát (v dvoch rôznych rozpočtových položkách, vykazovaných obdobiach, projektových / podporných schémach). Takáto jednoznačná identifikácia sa obyčajne zabezpečuje prostredníctvom:

otvorenia osobitného bankového účtu pre platby súvisiace s projektom a / alebo

použitia pre projekt špecifických kódov na zúčtovanie nákladov na zaznamenanie projektových nákladov podľa rozpočtových položiek, komponentov a platobných dní / vykazovaného obdobia v účtovnom systéme a / alebo

zaznamenávania nákladov v zozname výdavkov podľa rozpočtových položiek, komponentov a vykazovaného obdobia a / alebo

zaznamenávania pridelenia (meno projektu, podiel nákladov, rozpočtová položka a komponent) na faktúrach.

Výdavky môžu byť vykázané, iba ak sú splnené nasledovné zásady[2]:

Kalkulácia je založená na skutočných nákladoch;

Náklady sú s konečnou platnosťou znášané partnerskou organizáciou a neboli by vznikli bez projektu;

Výdavky boli skutočne uhradené pred koncom kontrolovaného obdobia. Výdavky sú považované za uhradené, ak je suma odpočítaná z bankového účtu partnerovej inštitúcie. Úhrada sa obyčajne preukazuje bankovými výpismi. Deň, kedy bola faktúra vystavená, zaznamenaná alebo zaúčtovaná v účtovnom systéme sa nepovažuje za deň platby;

Výdavok priamo súvisí s projektom. Náklady súvisiace s činnosťami, ktoré nie sú uvedené v žiadosti sú vo všeobecnosti neprípustné.

Vykazovanie zdieľaných nákladov

V mnohých prípadoch sa partneri rozhodnú spoločne hradiť náklady v rámci partnerstva (napr. externá koordinácia projektu, organizácia konferencií, prenájom miestností, občerstvenie, dizajn a hosťovanie webovej stránky, tematické štúdie atď.). V súvislosti s finančným vykazovaním a kontrolou zdieľaných nákladov musia byť dodržané nasledovné postupy:

1. Každý partner by si mal u svojho kontrolóra vopred overiť, či schváli predpokladané zdieľané náklady.

2. V minulosti bolo vykazovanie zdieľaných nákladov niekedy zložité. Niektorí národní kontrolóri odmietli akceptovať zdieľanie nákladov na zamestnancov a administratívnych nákladov. Preto sa odporúča obmedziť zdieľané náklady na náklady spadajúce do rozpočtovej položky „externá expertíza a služby“ (čo môže byť ľahšie vykázané transparentným spôsobom).

3. Jeden z partnerov preberá v mene partnerstva zodpovednosť za objednanie a uzavretie zmluvy v súlade s európskymi, národnými a internými pravidlami verejného obstarávania a za úhradu výdavku na základe faktúr alebo obdobných účtovných dokumentov.

4. Po zaplatení požiada zodpovedný partner vlastného kontrolóra, aby mu overil a potvrdil celkovú sumu zdieľaných nákladov (100%).

5. Po obdržaní potvrdenia kontrolóra pošle príslušný partner ostatným partnerom, s ktorými bude zdieľať náklady, oznámenie (rovnakej dôkaznej hodnoty ako faktúra). V oznámení (ide o akúsi finančnú správu zdieľaných nákladov):

- uvedie meno projektu, projektového partnera, kontrolované obdobie, úplnú sumu zdieľaných nákladov zaplatenú zodpovedným partnerom podľa rozpočtových položiek a komponentov, podiel každého z partnerov na nákladoch a metódu kalkulácie, na základe ktorej boli vypočítané podiely partnerov.

- K oznámeniu priloží potvrdenie kontrolóra o celkovej sume zdieľaných nákladov (100%), ktoré príslušný partner vyplatil.

- K oznámeniu priloží kópiu príslušnej dokumentácie* preukazujúcej oprávnenosť a uhradenie výdavku.

* Napríklad:

- V prípade nákladov na externú expertízu a služby: kópie dokumentácie o verejnom obstarávaní, zmluva / dohoda, faktúra od experta alebo poskytovateľa služieb a doklad o úhrade (bankový výpis) na sumu uhradenú partnerom expertovi alebo poskytovateľovi služieb by mali byť poskytnuté každému z partnerov podieľajúcemu sa na nákladoch.

- V prípade nákladov na zamestnancov: kópie výplatných pások, informácie o časových záznamoch a kópie pracovných výkazov môžu byť požadované ktorýmkoľvek z kontrolórov partnera.

6. Existujú dve možnosti ako vykazovať zdieľané náklady:

- buď partneri zaplatia svoj podiel na nákladoch zodpovednému partnerovi a po úhrade začlenia výdavok (predmetný podiel) do svojej finančnej správy, ktorá je následne schválená ich kontrolórom. (najtransparentnejšia možnosť)

- alebo zodpovedný partner odpočíta príslušný podiel partnera na spoločných nákladoch (refundovaný ERDF podiel + podiel partnerovho národného spolufinancovania) zo sumy ERDF po tom, ako obdrží ERDF prostriedky od Certifikačného orgánu a pred prevodom jednotlivým partnerom. Toto je možné iba v prípade, ak sa partneri dohodnú so svojimi kontrolórmi a zodpovedným partnerom, že výdavok bude schvaľovaný a vykazovaný partnermi a ich kontrolórmi, aj keď partneri ešte nezaplatili svoj podiel zodpovednému partnerovi.

7. V oboch prípadoch je každý partner zodpovedný za zahrnutie svojho podielu spoločných nákladov do svojej finančnej správy a za získanie súhlasu od svojho kontrolóra (ktorý akceptuje zdieľané náklady na základe predloženého potvrdenia kontrolóra zodpovedného partnera o celkovej sume zdieľaných nákladov). STS dôrazne odporúča, aby partneri kontaktovali svojich kontrolórov kvôli ďalším informáciám a dohode o presných postupoch a o nákladoch, ktoré môžu byť zdieľané.

8. Projektoví partneri, ktorí majú v úmysle zdieľať náklady, musia zakotviť v zmluve o partnerstve (príp. v inom formálnom písomnom dokumente), aký druh nákladov budú zdieľať, ktorý partner bude zodpovedný za uzatváranie zmlúv / objednávanie / súvisiace platby a navyše musia určiť postup vykazovania.

Partneri by zdieľanie nákladov mali vždy vopred prerokovať s kontrolórmi, obzvlášť pokiaľ zvažujú použitie inej metódy na vykazovanie zdieľaných nákladov než je opísaná vyššie.

[1] V rámci približne 4 týždňov od schválenia Správy o pokroku Spoločným technickým sekretariátom.

[2] S výnimkou administratívnych nákladov v prípade projektov schválených v rámci štvrtej výzvy na predkladanie projektov, kde je suma vykázaných administratívnych nákladov výsledkom automatického aplikovania paušálnej sadzby 12 % na vyplatené, vykázané a certifikované náklady na zamestnancov. Žiadna ďalšia podporná evidencia, ktorá by podložila sumu administratívnych nákladov, nemusí byť predložená.