Riadiace orgány programy

Manažment tohto programu je založený na riadiacej štruktúre používanej pre programy ŠF EÚ a pozostáva z:

• Riadiaceho orgánu
• Certifikačného orgánu
• Orgánu auditu
• Monitorovacieho výboru
• Spoločného technického sekretariátu a štyroch Informačných bodov
• Národných kontaktných bodov, resp. národných orgánov (dobrovoľné)

Nadnárodné riadiace štruktúry

Riadiacim orgánom programu je Région Nord-Pas de Calais.

Adresa je:Conseil Régional Nord - Pas de Calais

Hôtel de Region

59555 Lille Cedex

Francúzsko

Riadiaci orgán, ktorému pomáha STS je zodpovedný za celkové riadenie a implementáciu operačného programu v súlade so zásadou správneho finančného riadenia, najmä za:

a. zabezpečenie, aby sa operácie na financovanie vyberali v súlade s kritériami platnými pre operačný program, a aby boli počas celého realizačného obdobia v súlade s platnými predpismi Spoločenstva a národnými predpismi;

b. uistenie sa, že výdavky každého prijímateľa zúčastňujúceho sa na operácii boli overené kontrolórom podľa článku 16(1) nariadenia (ES) č. 1080/2006;

c. zabezpečenie, aby existoval systém na zaznamenávanie a uchovávanie počítačovej formy účtovných záznamov každej operácie v rámci operačného programu, a aby sa zhromažďovali údaje o realizácii potrebné na finančné riadenie, monitoring, overovanie, audity a hodnotenie;

d. zabezpečenie, aby prijímatelia a iné subjekty zapojené do realizácie operácií viedli buď osobitný účtovný systém alebo adekvátny účtovný kód pre všetky transakcie týkajúce sa operácie bez dotknutia národných účtovných predpisov;

e. zabezpečenie, aby sa uskutočňovali hodnotenia operačných programov podľa článku 48(3) nariadenia (ES) č. 1083/2006 v súlade s článkom 47 nariadenia Rady (ES) č. 1083/2006;

f. vytvorenie postupov na zabezpečenie toho, aby sa uchovávali všetky dokumenty týkajúce sa výdavkov a auditov potrebné na zabezpečenie adekvátnych revíznych záznamov v súlade s požiadavkami článku 90 nariadenia (ES) č. 1083/2006;

g. zabezpečenie toho, aby CO dostal všetky potrebné informácie o postupoch a overeniach uskutočnených vo vzťahu k výdavkom na účely certifikácie;

h. usmerňovanie práce monitorovacieho výboru a poskytovanie dokumentov potrebných na umožnenie monitorovania kvality implementácie operačného programu vo svetle jeho konkrétnych cieľov;

i. vypracovanie a po schválení monitorovacím výborom predkladanie ročných a konečných správ o implementácii na Európsku komisiu;

j. zabezpečenie dodržiavania požiadaviek informovanosti a publicity podľa článku 69 nariadenia Rady (ES) č. 1083/2006;

k. poskytovanie informácií Komisii s cieľom umožniť jej hodnotenie významných projektov;

I. zabezpečenie všetkých nových úloh „animácie“ programu (využívanie skúseností, šírenie poznatkov a koordinácia expertov).

Riadiaci orgán, ktorému pomáha STS a MV, musí tiež prijímať všetky potrebné opatrenia na zabezpečenie toho, aby sa v maximálnej možnej miere predchádzalo automatickému poklesu zaangažovanosti. Aby sa dosiahol tento významný cieľ, RO musí prijať najmä potrebné opatrenia v Zmluvách o poskytnutí príspevku s vedúcimi partnermi projektu.

Certifikačný orgán

Certifikačným orgánom tohto programu je Caisse des Depots et Consignations, francúzska štátna inštitúcia zodpovedná za všeobecné verejné úlohy podľa požiadaviek štátu a miestnych orgánov.

Adresa je:Caisse des Dépôts et Consignations

15 Quai Anatole France

75356 Paris 07 SP

Francúzsko

CO je zodpovedný za potvrdzovanie celkovej spoľahlivosti a kvality realizácie projektu pred vznesením nárokov v súvislosti s programom na EK, najmä za:

a. vypracovanie a predloženie potvrdených výkazov výdavkov a žiadostí o platbu Komisii;

b. potvrdenie, že:

i. výkaz výdavkov je presný, vyplýva zo spoľahlivých účtovných systémov a vychádza z overiteľných podkladov;

ii. deklarované výdavky sú v súlade s platnými predpismi Spoločenstva a národnými predpismi a vznikli v súvislosti s operáciami vybranými na financovanie v súlade s kritériami platnými pre program a rešpektujúcimi predpisy Spoločenstva a národné predpisy;

c. zabezpečenie, na účely certifikácie, že dostal od riadiaceho orgánu adekvátne informácie o postupoch a overeniach uskutočnených vo vzťahu k výdavkom uvedeným vo výkaze výdavkov;

d. vzatie do úvahy výsledkov všetkých auditov uskutočnených orgánom auditu alebo pod jeho zodpovednosťou na účely certifikácie;

e. vedenie účtovných záznamov v počítačovej forme pre výdavky deklarované Komisii;

f. sledovanie vymáhateľných súm a súm stiahnutých po zrušení príspevku na operáciu alebo jej časti. Spätne získané sumy sa prevedú do všeobecného rozpočtu Európskej únie pred uzavretím operačného programu odrátaním od ďalšieho výkazu výdavkov;

g. príjem platieb od Komisie;

h. výplata platieb prijímateľom.

Orgán auditu

Orgánom auditu programu je medziministerský výbor pre koordináciu kontrol týkajúcich sa európskych štrukturálnych fondov.

Adresa je:Commission Interministerielle de Coordination des Controles des actions cofinancees par les Fonds Structurels (CICC)

Immeuble Atrium

5, Place des Vins de France

75573 Paris Cedex 12

Francúzsko

Orgán auditu je zodpovedný najmä za:

a. zabezpečenie vykonávania auditov s cieľom preveriť účinné fungovanie systému riadenia a kontroly operačného programu;

b. zabezpečenie uskutočňovania auditov operácií na základe vhodnej vzorky na overenie deklarovaných výdavkov;

c. predloženie auditnej stratégie Komisii do deviatich mesiacov od schválenia operačného programu, pričom táto stratégia bude pokrývať subjekty, ktoré budú uskutočňovať audity spomínané pod odsekmi a) a b), používanú metódu, metódu výberu vzoriek pre audity operácií a orientačného plánu auditov, aby sa zabezpečilo, že hlavné subjekty budú podrobené auditom a že audity budú rovnomerne rozvrhnuté v rámci programovacieho obdobia;

d. do 31. decembra každého roka od roku 2008 do roku 2015:

(i) predloženie výročnej kontrolnej správy Komisii s uvedením zistení auditov uskutočnených počas predchádzajúceho 12-mesačného obdobia končiaceho 30. júnom príslušného roka v súlade s auditnou stratégiou operačného programu a s uvedením akýchkoľvek nedostatkov zistených v systémoch na riadenie a kontrolu programu. Prvá správa, ktorá sa predloží do 31.12.2008, bude pokrývať obdobie od 01.01.2007 do 30.06.2008. Informácie týkajúce sa auditov uskutočnených po 01.07.2015 budú zahrnuté v záverečnej kontrolnej správe, o ktorú sa opiera záverečné vyhlásenie uvedené v bode (e);

(ii) vydanie posudku na základe kontrol a auditov, ktoré sa uskutočnili v rámci jeho zodpovednosti, či riadiace a kontrolné systémy fungujú efektívne, aby sa zaistilo, že výkazy výdavkov prezentované Komisii sú správne a že východiskové transakcie sú zákonné a regulárne;

e. predloženie záverečného vyhlásenia Komisii najneskôr do 31.03.2017, v ktorom sa hodnotí platnosť žiadosti o platbu konečného zostatku a zákonnosť a regulárnosť východiskových transakcií obsiahnutých v záverečnom výkaze výdavkov a ktoré bude podporené záverečnou kontrolnou správou.

Orgán auditu zabezpečí, aby sa pri práci v oblasti rešpektovali medzinárodne akceptované normy auditu. Keď audity a kontroly spomínané v odsekoch a) a b) uskutočňuje subjekt iný ako orgán auditu, orgán auditu zabezpečí, aby tieto subjekty mali potrebnú funkčnú nezávislosť.

Orgánu auditu pomáha skupina audítorov zahŕňajúca zástupcu každého členského štátu zúčastňujúceho sa na operačnom programe, ktorý bude vykonávať povinnosti upravené článkom 62 nariadenia (ES) č. 1083/2006. Skupina audítorov sa vytvorí najneskôr do troch mesiacov od rozhodnutia schvaľujúceho operačný program. Vypracuje si svoj vlastný rokovací poriadok. Bude jej predsedať orgán auditu pre operačný program.

Zúčastnené členské štáty sa môžu jednomyseľne rozhodnúť, že orgán auditu bude oprávnený priamo vykonávať povinnosti upravené článkom 62 nariadenia (ES) č. 1083/2006 na celom území pokrytom programom bez potreby skupiny audítorov s významom podľa predchádzajúceho odseku.

Audítori budú nezávislí od kontrolného systému spomínaného v článku 16(1) nariadenia (ES) č. 1080/2006.

Monitorovací výbor

MV pozostáva :

- maximálne z troch zástupcov na jednu krajinu (EÚ 27, Nórsko, Švajčiarsko);

- zástupcovia EK, RO, OA, CO a STS sa budú zúčastňovať s hlasom poradným.

Každá krajina má jeden hlas. Rozhodnutia o otázkach týkajúcich sa riadenia a realizácie programu sa prijímajú konsenzom. Rozhodnutia o projektoch, ktoré sa majú financovať, sa však budú prijímať kvalifikovanou väčšinou, bez ohľadu na to, či sú v tejto kvalifikovanej väčšine zastúpené všetky krajiny, na území ktorých projektoví partneri sídlia. Schválenie účasti projektového partnera / vedúceho partnera na projekte si však vyžaduje, aby táto kvalifikovaná väčšina zahŕňala hlasy krajín, na území ktorých sídli partner alebo vedúci partner príslušnej operácie. MV môže zmeniť tieto ustanovenia týkajúce sa výberu operácií kvalifikovanou väčšinou. Tieto ustanovenia budú podrobnejšie uvedené v rokovacom poriadku monitorovacieho výboru.

MV vykonáva dohľad nad programom. Jeho celkovou úlohou je zabezpečiť kvalitu a efektívnosť realizácie operačného programu.

Hlavnými úlohami monitorovacieho výboru bude:

a. zvážiť a schváliť kritériá výberu projektov do šiestich mesiacov od schválenia pomoci;

b. rozhodnúť o spustení výziev na predkladanie návrhov (regionálne iniciatívy) a prístupe zvolenom pre proces podávania žiadostí o projekty (napr. jednostupňový alebo dvojstupňový prístup);

c. schvaľovať jednotlivé žiadosti o projekt na základe hodnotenia projektov a rozhodovať o použití dostupných štrukturálnych fondov EÚ;

d. rozhodovať o témach, pre ktoré sa vytvoria siete zrýchlenej možnosti (na návrh Európskej komisie) a rozhodovať o schválení a financovaní;

e. pravidelne kontrolovať pokrok dosiahnutý na ceste ku konkrétnym cieľom pomoci;

f. skúmať výsledky realizácie, najmä dosahovanie cieľov stanovených pre každú prioritnú os a hodnotenia spomínané v článku 48(3) nariadenia 1083/2006;

g. rozhodovať o tom, či sa uskutoční hodnotenie počas programovacieho obdobia (článok 47/2 nariadenia (ES) č. 1083/2006);

h. skúmať výsledky potenciálneho hodnotenia v priebehu programovacieho obdobia;

i. rozhodovať o realizácii technickej pomoci;

j. zvažovať a schvaľovať ročné a záverečné správy pred ich zaslaním Komisii;

k. bude informovaný o ročnej kontrolnej správe alebo o tej časti správy, ktorá sa týka operačného programu a o akýchkoľvek relevantných pripomienkach Komisie po preskúmaní správy alebo v súvislosti s danou časťou správy;

l. zvažovať a schvaľovať akékoľvek návrhy na zmenu obsahu rozhodnutia Komisie o príspevku fondov;

m. môže navrhnúť riadiacemu orgánu akúkoľvek úpravu alebo revíziu operačného programu, ktorá zvýši pravdepodobnosť dosiahnutia cieľov opísaných v článku 3 nariadenia (ES) č. 1083/2006 alebo poslúži na zlepšenie riadenia vrátane finančného riadenia;

n. realizovať úlohy publicity a informovanosti spomenuté v kapitole II, časti 1 nariadenia Komisie (ES) č. 1828/2006;

o. harmonizovať postupy s akciami pre interregionálnu spoluprácu v rámci cieľov konvergencie a konkurencieschopnosti;

p. nadväzovať kontakty s inými relevantnými programami spoločenstva;

q. schvaľovať plán práce spoločného technického sekretariátu;

r. skúmať a schvaľovať príručky pripravené riadiacim orgánom a spoločným technickým sekretariátom.

Spoločný technický sekretariát

Spoločný technický sekretariát pomáha riadiacemu orgánu, certifikačnému orgánu, orgánu auditu, monitorovaciemu výboru a pracovnej skupine podľa potreby pri vykonávaní ich povinností.

STS sídli v Lille.

INTERREG IVC - Joint Technical Secretariat

Les Arcuriales – Entrée D - 5e Etage

45, rue de Tourai

59000 Lille

Francúzsko

STS má medzinárodný personál. Počet a kvalifikácia zamestnancov zodpovedá ďalej definovaným úlohám. Spoločný technický sekretariát je financovaný z rozpočtu technickej pomoci. Spoločný technický sekretariát má tieto povinnosti:

a. pripravovať, realizovať a kontrolovať rozhodnutia monitorovacieho výboru;

b. riadiť proces predkladania žiadostí o projekty pre všetky projekty vrátane informácií a poradenstva pre žiadateľov (napr. pomocou balíka pre žiadateľov), kontrolovať, hodnotiť žiadosti a poskytovať partnerom poradenstvo pri rozhodovaní;

c. poskytovať poradenstvo a pomoc pre projekty v súvislosti s realizáciou aktivít a finančnou správou;

d. monitorovať pokrok dosahovaný projektmi prostredníctvom zhromažďovania a kontrolovania správ o monitorovaní projektov, monitorovania výstupov, výsledkov a finančnej implementácie;

e. monitorovať záväzky a platby ERDF fondov na programovej úrovni;

f. distribuovať informácie a realizovať opatrenia publicity v súvislosti s programom a jeho projektmi vrátane prevádzkovania webovej lokality programu;

g. pomáhať a organizovať aktivity na podporu tvorby a rozvoja projektov;

h. nadväzovať kontakty s realizačnými subjektmi a EK;

i. spolupracovať s organizáciami, inštitúciami a sieťami relevantnými pre ciele programu;

j. vykonávať zvyčajnú prácu sekretariátu, t.j. organizovať porady, navrhovať zápisnice atď.;

k. zabezpečovať všetky nové úlohy „animácie“ programu (napr. využívanie skúseností z minulých a aktuálnych operácií, šírenie správnej praxe a koordinácia skupín expertov).

Spoločný technický sekretariát podporujú štyri informačné body (IB), ktoré sa nachádzajú v Katoviciach (Poľsko), Lille (Francúzsko – v rámci STS), Rostocku (Nemecko) a Valencii (Španielsko). Hoci väčšina projektov má pokrývať niekoľko geografických oblastí, aktivity informačných bodov sa zamerajú na istú geografickú oblasť.

Informačné body majú medzinárodný personál. Počet a kvalifikácia zamestnancov zodpovedá ďalej definovaným úlohám. Informačné body kontrahuje riadiaci orgán a sú financované z rozpočtu technickej pomoci. Pomáhajú spoločnému technickému sekretariátu pri plnení týchto úloh:

a. organizovať podujatia v oblasti IB na prospech potenciálnych žiadateľov o projekty a vedúcich partnerov;

b. podporovať národné kontaktné body;

c. pomáhať STS pri organizovaní podujatí hľadania partnerov týkajúcich sa celého územia EÚ;

d. organizovať putovné podujatia vo svojej oblasti IB;

e. podporovať tvorbu a rozvoj projektov;

f. vytvoriť a udržiavať databázu kontaktov na publicitu (médiá, špecializované časopisy, kľúčoví aktéri);

g. vytvoriť a udržiavať databázu správnej praxe, pomoc pri STS pri identifikovaní správnych praktík;

h. prispievať k implementácii stratégie publicity programu vo svojej oblasti, aby sa program propagoval po celej Európe;

i. poskytovať vstupy pre STS na jeho komunikačné akcie vrátane prispievania k aktualizácii webovej lokality a spravodajcu posielaním všetkých relevantných informácií na STS na pomoc žiadateľom o projekty:

○ poskytovaním prvotných rád žiadateľom o projekty (elektronickou poštou, telefonicky, na stretnutiach) v súvislosti s požiadavkami a kritériami programu, najmä o interregionálnosti projektov a o relevantnosti pre priority programu;

○ skúmaním tém, ktorým sa žiadatelia o projekty venujú a geografickej lokality vedúcich partnerov a projektových partnerov z ich oblasti, aby pozorne monitorovali potenciálne „medzery“ v projektových témach a geografickom pokrytí na úrovni každého členského štátu a celej EÚ;

○ stimulovaním vzniku nových projektov v oblastiach, kde sa zistia medzery, prijatím špecificky cielených akcií publicity a komunikácie;

○ uľahčovaním hľadania partnerov identifikovaním vhodných partnerov v oblasti IB na vstup do projektov s vedúcimi žiadateľmi z iných oblastí alebo krajín;

○ pomocou spoločnému technickému sekretariátu pri iniciovaní a vytváraní kvalitných projektov na naplnenie cieľov programu, čo znamená tvorbu projektových nápadov medzi rokmi 2007 a 2013;

○ udržiavaním aktuálneho zoznamu projektových nápadov vytvorených vedúcimi žiadateľmi o projekty z ich oblasti IB a pravidelným informovaním STS o nových projektových nápadoch, ktoré získajú;

○ organizovaním seminárov vedúcich žiadateľov uľahčujúcich kontakty a poskytovanie administratívnych informácií medzi vedúcimi bežiacich projektov (v zóne) a STS s prístupom do hlavnej projektovej databázy v Lille;

j. koordinovať a podporovať národné a regionálne kontakty, čo zahŕňa pravidelné stretnutia s cieľom informovať ich o výsledkoch programov, najnovších technických, administratívnych a finančných prvkoch, príručkách, predpisoch atď.;

k. pomáhať STS v Lille pri hodnotení žiadostí, ktorých vedúci partneri sa nenachádzajú v ich geografickej oblasti a pri informovaní a pomáhaní žiadateľom a partnerom v súvislosti s otázkami realizácie programov.

Pracovná skupina

Monitorovaciemu výboru môže pomáhať pracovná skupina pozostávajúca z predchádzajúceho, aktuálneho a budúceho predsedu monitorovacieho výboru (tzv. trojka), komisie a riadiaceho orgánu s pomocou spoločného technického sekretariátu. Predseda môže v prípade potreby na porady pracovnej skupiny prizvať aj ďalších účastníkov. Monitorovací výbor bude informovaný o poradách pracovnej skupiny. Pracovná skupina môže monitorovaciemu výboru predkladať návrhy v súvislosti s otázkami týkajúcimi sa realizácie programu.

Národné riadiace štruktúry