Spracúvanie osobných údajov o dotknutých osobách v oblasti Hospodárskej mobilizácie - podľa § 19 až 21 zákona č. 18/2018 Z. z.
Spracúvanie osobných údajov o dotknutých osobách v oblasti Hospodárskej mobilizácie:
Poskytované informácie dotknutým osobám podľa § 21 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v súlade s § 19 a 20 zákona č. 18/2018 Z. z.
Identifikačné údaje a kontaktné údaje prevádzkovateľa:
Subjekt hospodárskej mobilizácie (ďalej len „subjekt HM“)
Ministerstvo hospodárstva SR (ďalej len „MH SR“)
Mlynské nivy 44/a
827 15 Bratislava
IČO: 00686832
Ústredňa: 02/4854 1111
Kontaktné údaje zodpovednej osoby:
e-mail: osobne.udaje@mhsr.sk
telefón: 02/4854 7960
adresa: Mlynské nivy 44/a, 827 15 Bratislava
Účel spracúvania osobných údajov, na ktorý sú osobné údaje určené, ako aj právny základ spracúvania osobných údajov:
1. § 7 ods. 10, § 9 a § 39 zákona č. 179/2011 Z. z. o hospodárskej mobilizácii a o zmene a doplnení zákona č. 387/2002 Z. z. o riadení štátu v krízových situáciách mimo času vojny a vojnového stavu v znení neskorších predpisov v znení neskorších predpisov
2. Uznesenie vlády SR č. 637/2011 z 5. októbra 2011 k návrhu na určenie ministerstiev a ostatných ústredných orgánov štátnej správy ako subjektov hospodárskej mobilizácie a určenie rozsahu vykonávania opatrení hospodárskej mobilizácie podľa § 8 písm. a) a § 10 písm. a) zákona č. 179/2011 Z. z.
3. Vyhláška MH SR č. 385/2011 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona č. 179/2011 Z. z. o hospodárskej mobilizácii a o zmene a doplnení zákona č. 387/2002 Z. z. o riadení štátu v krízových situáciách mimo času vojny a vojnového stavu v znení neskorších predpisov
4. Vyhláška MH SR č. 473/2011 Z. z., ktorou sa ustanovujú podrobnosti o predaji životne dôležitých výrobkov alebo životne dôležitých tovarov s využitím mimoriadnych regulačných opatrení a o odberných oprávneniach v znení vyhlášky č. 172/2016 Z. z.
5. § 17 zákona č. 570/2005 Z. z. o brannej povinnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov alebo § 7 ods. 5 zákona č. 569/2005 Z. z. o alternatívnej službe v čase vojny a vojnového stavu v znení neskorších predpisov a Metodický pokyn ministra obrany SR č. 1/2017 o národnej registrácii, vedení evidencií a alternatívnej službe, resp. Metodický pokyn ministra obrany SR č. 2/2015 o realizácii oslobodenia občanov, ktorým vznikla branná povinnosť, od výkonu mimoriadnej služby alebo alternatívnej služby
6. Zákon č. 95/2019 Z. z. o informačných technológiách vo verejnej správe a o zmene a doplnení niektorých zákonov (pred tým zákon č. 275/2006 Z. z. o informačných systémoch verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov) a Výnos MF SR č. 55/2014 o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy
Podľa § 7 ods. 10 zákona č. 179/2011 Z. z. sa osobné údaje zamestnancov prevádzkovateľa - subjektu HM: MH SR alebo fyzických osôb získavajú, spracúvajú a uchovávajú na účely krízového plánovania, vyrozumenia subjektu HM o vyhlásení núdzového stavu, výnimočného stavu, vojnového stavu alebo vypovedaní vojny, alebo o nariadení vykonávania opatrení hospodárskej mobilizácie, uloženia pracovnej povinnosti, vecného plnenia, výdaja nákupných preukazov alebo prídelových lístkov, alebo evidencie zamestnancov pre okresný úrad v sídle kraja na účely ich oslobodenia od mimoriadnej služby, pričom zber osobných údajov je určený na zaistenie bezpečnosti Slovenskej republiky alebo obrany Slovenskej republiky.
V súlade § 3 ods. 4 písm. b) a c) zákona č. 275/2006 Z. z. a v súlade s § 41 Výnosu Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 55/2014 Z. z. sa vedú účty používateľov v informačnom systéme a automatické zaznamenávanie každého prístupu každého používateľa vrátane administrátora (logovanie) v rámci elektronickej databázy špecifického aplikačného programu Jednotného informačného systému hospodárskej mobilizácie s ochrannou známkou EPSIS® JISHM (ďalej len „program EPSIS“).
Dotknutými osobami v rámci spracúvania osobných údajov na účely Hospodárskej mobilizácie za MH SR sú tri skupiny dotknutých osôb:
· zamestnanci MH SR
· používatelia programu EPSIS, ktorí sú z:
§ ministerstiev a ostatných ústredných orgánov štátnej správy určených podľa uznesenia vlády SR č. 637/2011,
§ subjektov HM v pôsobnosti ministerstiev a ostatných ústredných orgánov štátnej správy určených na základe vydaných rozhodnutí,
§ iných subjektov HM určených ako subjekt HM priamo zákonom č. 179/2011 Z. z. (obce, okresné úrady, vyššie územné celky, Rozhlas a televízia Slovenska, Národná banka Slovenska, Sociálna poisťovňa, Štátna pokladnica),
· obyvatelia Slovenskej republiky.
Kategórie osobných údajov:
MH SR, ako subjekt HM, v oblasti hospodárskej mobilizácie spracúva bežné osobné údaje podľa § 7 ods. 10 zákona č. 179/2011 Z. z.:
a) meno, priezvisko a akademický titul,
b) miesto a dátum narodenia,
c) rodné číslo,
d) adresa trvalého pobytu alebo prechodného pobytu,
e) pohlavie,
f) štátna príslušnosť,
g) rodinný stav,
h) dosiahnuté vzdelanie,
i) profesijné zamestnanie fyzickej osoby,
j) telefónne číslo pevnej linky, telefónne číslo mobilného zariadenia, faxové číslo alebo e-mailová adresa na fyzickú osobu alebo zamestnanca subjektu hospodárskej mobilizácie, na ktorom je zastihnuteľný cez pracovný čas aj mimo neho,
k) údaje na fyzickú osobu súvisiace s jej zamestnaním, ako je pracovné zaradenie, osobné číslo pridelené v rámci zamestnávateľa, vodičský preukaz, osvedčenie Národného bezpečnostného úradu, vojenské zaradenie.
Osobitnú kategóriu osobných údajov MH SR v oblasti Hospodárskje mobilizácie vo svojom mene nespracúva. MH SR spracúva len tie osobné údaje, ktoré sú nevyhnutne potrebné na dosiahnutie stanoveného účelu a ktoré sú stanovené osobitnými predpismi uvedenými vyššie.
Identifikácia príjemcu alebo kategória príjemcu:
Osobné údaje sa poskytujú príjemcom (tretím stranám) podľa § 39 ods. 1 a 2 zákona č. 179/2011 Z. z. Program EPSIS je neverejný informačný systém verejnej správy.
Informácia podľa § 19 ods. 1 písm. f) zákona č. 18/2018 Z. z.:
Prevádzkovateľ nezamýšľa prenos osobných údajov v oblasti Hospodárskej mobilizácie do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie.
Informácia o dobe uchovávania osobných údajov; ak to nie je možné, informácia o kritériách jej určenia:
MH SR spracúva osobné údaje na nevyhnutný čas v súlade s registratúrnym poriadkom MH SR a bezpečnostnou dokumentáciou Jednotného informačného systému hospodárskej mobilizácie.
Doba archivácie je stanovená registratúrnym poriadkom MH SR v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
• vymazanie (anonymizovanie) osobných údajov zamestnancov subjektu HM – MH SR z programu EPSIS do 1 mesiaca po ukončení ich pracovného pomeru,
• pseudonymizovanie osobných údajov zrušeného používateľa v programe EPSIS do 3 rokov od zrušenia používateľa programu EPSIS:
• subjektu HM – MH SR,
• subjektu HM v pôsobnosti MH SR (používatelia z obcí/miest, VÚC, NBS, RTVS),
• subjektu HM, ktorý nie je v pôsobnosti MH SR,
v spolupráci so systémovým integrátorom (spoločnosť VUJE, a.s., ktorá je určeným sprostredkovateľom pre MH SR na základe rámcovej zmluvy reg. č. 50/2018-2060-1020, ktorá nie je povinne zverejňovaným dokumentom podľa § 5 písm. k) zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov); MH SR rieši:
• Karty používateľov – Zaradenie používateľa a s tým súvisiaca agenda alebo karty Návrh na zrušenie používateľa - NZPU, ktoré sa v listinnej podobe archivujú v súlade s registratúrnym poriadkom MH SR ešte 10 rokov od zrušenia programu EPSIS. Ak bola karta odovzdaná systémovému integrátorovi na účel zabezpečenia evidencie používateľa alebo jeho zrušenia, tak ten zabezpečí likvidáciu listinnej podoby schválenej karty do 3 rokov od 25. mája 2018.
• Zaslané hlásenia z programu EPSIS o registrácii alebo o požiadavke na zmenu používateľa vymazáva prijímateľ správy po prečítaní správy.
• Osobné údaje zamestnancov subjektu HM – MH SR, ktoré boli spracované na účely oslobodenia o mimoriadnej služby alebo alternatívnej služby si archivuje MH SR v súlade so svojim registratúrnym poriadkom 10 rokov.
• Používateľ subjektu HM – MH SR zabezpečí po ukončení vyrozumenia prostredníctvom programu EPSIS do 3 rokov od ukončenia vyrozumenia vymazanie vyrozumenia s osobnými údajmi vyrozumených subjektov (obdobne to platí aj pre zaslané hromadné správy).
• vymazanie (anonymizovanie) fyzických osôb/obyvateľov Slovenskej republiky po vykonaní aktualizácie registra obyvateľov a evidencie vozidiel evidovaných na dopravnom inšpektoráte vykoná systémový integrátor v rámci programu EPSIS (tento register a evidencia vozidiel je v gescii Ministerstva vnútra Slovenskej republiky (ďalej len „MV SR“).
Informácia o práve požadovať od prevádzkovateľa prístup k osobným údajom týkajúcich sa dotknutej osoby, o práve na opravu osobných údajov, o práve na vymazanie osobných údajov alebo o práve na obmedzenie spracúvania osobných údajov, o práve namietať spracúvanie osobných údajov, ako aj o práve na prenosnosť osobných údajov:
Dotknutá osoba má právo na prístup k osobným údajom (§ 21 zákona č. 18/2018 Z. z.) a právo na opravu osobných údajov (§ 22 zákona č. 18/2018 Z. z.) týkajúcich sa dotknutej osoby.
Ak ide o používateľa programu EPSIS, tak tento má prístup k svojim osobným údajom a údajom zamestnancov svojho subjektu HM, ktoré zaevidoval do programu EPSIS a tieto môže aj opraviť. Okrem toho má používateľ programu EPSIS prístup podľa nastaných práv v programe EPSIS aj k osobným údajom dotknutých osôb iného subjektu HM, ak tieto majú vyplnený globálny kontakt alebo sú potrebné na vykonávanie opatrenia hospodárskej mobilizácie, ale tieto údaje nemôže upravovať (opravovať) ani mazať.
Ak ide o zamestnanca subjektu HM – MH SR, tak tento má prístup k svojim osobným údajom u správcu programu EPSIS, pričom aktuálne údaje o zamestnancoch MH SR sa získavajú z informačného systému osobného úradu (personálny program), z ktorého sa exportujú a následne importujú do programu EPSIS a používateľ z MH SR, ktorý má prístup do personálneho programu alebo do programu EPSIS ich môže opraviť.
Ak ide o inú dotknutú osobu, tak právo na prístup k osobným údajom je potrebné si uplatniť u správcu registra obyvateľov alebo evidencie vozidiel evidovaných na dopravnom inšpektoráte, t.j. MV SR.
Čo sa týka práva na vymazanie osobných údajov (§ 23 zákona č. 18/2018 Z. z.), tak podľa § 23 ods. 1 a 2 zákona č. 18/2018 Z. z. sa toto právo neuplatňuje, ak je spracúvanie osobných údajov potrebné na splnenie povinnosti podľa osobitného predpisu, v tomto prípade zákona č. 179/2011 Z. z. alebo na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi, t.j. na zabezpečenie vykonávania opatrení HM podľa zákona č. 179/2011 Z. z. ako aj na účel archivácie.
Osobné údaje o používateľovi sú spracúvané do času jeho zrušenia prístupu do programu EPSIS a po jeho zrušení sa zabezpečí do 3 rokov pseudonymizovanie údajov.
Pri zamestnancovi subjektu HM – MH SR sa po jeho skončení pracovného pomeru zabezpečí anonymizovanie (vymazanie údajov) v programe EPSIS do 1 mesiaca od oznámenia skončenia pracovného pomeru.
Anonymizovanie osobných údajov ostatných dotknutých osôb: fyzických osôb/obyvateľov Slovenskej republiky MH SR zabezpečí v programe EPSIS po zapracovaní aktualizácie registra obyvateľov a evidencie vozidiel evidovaných na dopravnom inšpektoráte do programu EPSIS.
Dotknutá osoba nemá právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov (§ 24 zákona č. 18/2018 Z. z.), nakoľko podľa § 24 ods. 2 zákona č. 18/2018 Z. z. prevádzkovateľ spracúva osobné údaje dotknutej osoby z dôvodov verejného záujmu a podľa osobitného predpisu (v súlade s § 13 ods. 1 písm. c) a e) zákona č. 18/2018 Z. z.).
Osobné údaje dotknutých osôb sú spracúvané do času ich využitia na účely Hospodárskej mobilizácie a podľa potreby sú anonymizované alebo pseudonymizované podľa stanovených lehôt.
Čo sa týka práva na prenosnosť osobných údajov (§ 26 zákona č. 18/2018 Z. z.), tak z dôvodu, že spracúvanie osobných údajov o dotknutej osobe je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi podľa osobitného predpisu, tak právo na prenosnosť osobných údajov sa nevzťahuje na spracúvanie osobných údajov o dotknutej osobe v oblasti Hospodárskej mobilizácie.
Dotknutá osoba nemá právo namietať spracúvanie jej osobných údajov (§ 27 zákona č. 18/2018 Z. z.) z dôvodu jej konkrétnej situácie, nakoľko jej osobné údaje sa spracúvajú v súlade s § 13 ods. 1 písm. c) zákona č. 18/2018 Z. z., t.j. na účel zákona č. 179/2011 Z. z.
Informácia o práve kedykoľvek svoj súhlas odvolať:
Osobné údaje o dotknutých osobách sa spracúvajú v súlade s § 13 ods. 1 písm. c) a e) zákona č. 18/2018 Z. z., a preto sa súhlas dotknutej osoby na spracúvanie jej osobných údajov v oblasti Hospodárskej mobilizácie nepožaduje.
Informácia o práve podať návrh na začatie konania podľa § 100 zákona č. 18/2018 Z. z.:
Dotknutá osoba má právo podať návrh na začatie konania podľa § 100 zákona č. 18/2018 Z. z.
Informácia o tom, či je poskytovanie osobných údajov zákonnou požiadavkou alebo zmluvnou požiadavkou alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy, a o tom, či je dotknutá osoba povinná poskytnúť osobné údaje, ako aj o možných následkoch neposkytnutia osobných údajov:
Poskytovanie osobných údajov o dotknutých osobách je zákonnou požiadavkou, a preto je dotknutá osoba povinná poskytnúť osobné údaje na stanovený účel podľa zákona č. 179/2011 Z. z., zákona č. 570/2005 Z. z., zákona č. 275/2006 Z. z. a Výnosu MF SR č. 55/2014.
Informácia o zdroji osobných údajov, ak sa osobné údaje nezískali od dotknutej osoby:
Zdrojom osobných údajov sú osobné údaje:
• z registra obyvateľov a informačného systému evidencie vozidiel evidovaných na dopravnom inšpektoráte (tento register a evidencia vozidiel je v gescii MV SR, ktorý ich poskytuje MH SR cez systémového integrátora určeným subjektom HM podľa ich nastavených oprávnení),
• od používateľov programu EPSIS pri ich registrácii alebo v rámci práce s programom EPSIS,
• zamestnancov subjektu HM, ktoré importuje alebo zapisuje do programu EPSIS používateľ z príslušného subjektu HM.
Informácia o existencii automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania podľa § 28 ods. 1 a 4 zákona č. 18/2018 Z. z.; v týchto prípadoch poskytne prevádzkovateľ dotknutej osobe informácie o použitom postupe, ako aj o význame a predpokladaných dôsledkoch takého spracúvania osobných údajov pre dotknutú osobu:
Prevádzkovateľ pri spracúvaní osobných údajov nevyužíva automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania na účel Hospodárskej mobilizácie.
MH SR má vytvorené primerané technické, personálne a organizačné podmienky na zabezpečenie ochrany spracúvaných osobných údajov v oblasti Hospodárskej mobilizácie.
